電子メールがなくなる日
電子メールはデジタルツールの走り
デジタルツールの走り 電子メール
2000年頃から普及を開始して、どこの企業でも使われるようになった電子メールは、デジタルツールの走りである。それまで、紙に頼っていたFAX、テレックス、手紙、社内文書などのアナログツールをリプレースするという花々しい活躍を見せ、ほぼすべての企業に浸透した。しかし、その電子メールが存続の危機に立たされる。つまり、電子メールはデジタルツールとしての最終形ではなかったのだ。電子メールのもたらしたメリット、デメリット、今後のコミュニケーションツールのあるべき姿について考える。
電子メールのもたらしたメリット
アナログな通信手段としてのFAX
私が社会人になった1992年、電子メールを使っている会社は他にはほぼなかったと思うが、私の所属した会社は電子メールをVAN（商用ネットワーク）で提供していたこともあって、自分たち自身で電子メールを使っていた。とはいって、アナログなFAXなどの代替手段としての使われ方が多かった。すべての人がPCを持っていなかったり、持っていたとしても、毎日メールボックスを覗くわけではなく、誰かが代表してメールボックスを覗き、受信したメールのToに3人の人が記載されていれば、そのメールを3部コピーして、それぞれの人の机に配布した。まさに、組織に1台あるFAX機にFAXが着信したときと同じようなオペレーションである。
2000年過ぎになると、一般企業が電子メールを導入し始めた。1人1台のPCが行きわたり、1人1人がメールボックスをチェックできる環境が整い、社内にチーム全体に連絡を送ったり、取引先間でメールがあることを確認してメールアドレスを教え合うことで、メールによるコミュニケーションが徐々に拡散した。紙を使わずに情報を瞬時に送れるコミュニケーションメディアとして、その有用性が注目されていく。やがて、メールボックスを毎日チェックすることは社員の義務となる。義務となってことによって、メールは補助的コミュニケーション手段から公式なコミュニケーション手段に格上げされる。
徐々に電子メールの使い手のお作法やマナーも確立され、新人研修などでもそれらを教え込まれていったのではないだろうか。それほどまで、電子メールというメディアはビジネスでの重要性を増した。
電子メールのデメリット
24時間メールを確認できることが労務上問題視されたり、誤送信問題についても徐々に大きな問題として認識されるようになった。手軽に外部にファイル送信できることから、業界によって様々なセキュリティが要求され、添付ファイル送信時の暗号化など、様々なルールが作られた。
電子メールをとりまく様々な課題
昨今のデジタル変革の波にともない、どこの企業でも組織横断的な連携を進め、新しいイノベーションを模索するようになってきているが、電子メールはこういった流れにはあまり向いていない。あくまでも第四次産業革命の入り口のデジタルツールであるため、FAXなどの従来文化をデジタルに置き換えたデジタルシフト型ツールであるからだ。
第四次産業革命が進展すると、企業の価値提供の仕組はよりデジタル技術やデータを活用したものに進展する。それにともない、働き手に求められる役割は新しい価値創造に向かい、組織横断的、ないし組織をまたがったコラボレーションに遷移する。この際に必要なメッセージング機能は、より機動力が高く、アジャイルでユーザーの思考を妨げないものが求められる。その点では、ベンチャー企業、デジタル先進企業では、社内コミュニケーションに電子メールを使うところは大幅に減っている。よりイノベーティブな業務のために電子メールが妨げになるからだ。これらの組織では、SlackやChatworksなどのビジネス用メッセージングツールが使われていることが多い。
何故電子メールがイノベーティブな業務の妨げになるのか
では、何故電子メールがイノベーティブな業務の妨げになるのだろうか。
送信したら相手のメールサーバーに届き、取り消しも修正もできない
取り消しも修正もできないため、ミスのないように何度も確認してから送る
五月雨式に送ると非常識なので情報が全部（ある程度）揃ってから送る
相手の画面や印刷した場合などを考慮してレイアウトを整備する必要がある
要件以外に挨拶や相手をねぎらう文言、最後に謝辞などを入れる必要がある
ファイルサイズによって送信できない場合があるので注意が必要
誤送信に備えて添付ファイルのパスワード付け、暗号化をしなければならない場合がある
パスワード命名ルールやパスワードの送り方まで細かく指定されている場合がある
社内メールサーバーの場合、テレワーク先から利用しにくい
以上あらためて見てみると、ミスをしないように操作することに気を取られすぎて、自由な発想でイノベーションする仕事の進め方とはほど遠くなってしまう。
メッセージングツールだとどう違うか
メッセージングツールを使うと、どのように違うかを挙げてみる。
送信したものは中立的なサーバーに保管され、取り消しも修正も可能
取り消しも修正も出来るため、確認作業が最小限で済む
情報が全部揃わなくても送り、あとから追加していくことが可能
相手はPCかスマホで見るが印刷する前提はないのでレイアウトを意識しないでよい
要件以外は書かないで良い
通常、クラウドにファイルを設置するので、サイズ制限がない
クラウドにファイル保管するので、メッセージの送り先を間違えても、ファイルのアクセス権が正しく設定されていれば受信者はファイルにアクセスできない（ファイルの取り違えの危険は存在するので、業務によってオペレーション設計は検討が必要）
ファイル保管側のアクセス制限や暗号化機能を活用すれば、パスワード付けルールなどは不要
クラウド上のサービスのため、どこからでも利用が可能
では、電子メールは無くなるのか？
メッセージングツールは電子メールを置き換えるのか？ この問いについては、以下の理由によりまだ答えが出ていない。
初対面の取引先との連絡には、電子メールの方が一日の長がある電子メールは名刺にアドレスを入れるなど市民権を得ているのに対して、メッセージングツールは様々なサービスが存在し、何かのIDをメールに入れるという風習が少ない。そのため、取引先とコラボレーションする体制が構築され、プロジェクト内メッセージングツールが機能するまでは、電子メールという通信手段を使わざるを得ない。しかし、SANSAN/Eightのようなビジネス連絡先交換サービスやFacebookやLinkedInなどのSNSがより充実し、業務に使用することができるようになれば、このあたりの問題は解消の方向に向かうことが予想される
様々なクラウドサービスを使う際のアカウント/IDとしての利用価値がある電子メールはドメイン部分もあわせて、世界でただ１つのユニークな識別が可能なものであるため、様々なサービスのアカウント/IDとして活用されている。サービスのパスワードを忘れた時に、再設定するなどの目的で電子メールを受け取れるなど、本人認証の重要な手段として活躍している。これは今や電子メールならではの最大の役割と言っても過言ではない。この機能については、いまだ代替しそうなサービスは見当たらない。スマートフォンの顔認証など生体認証も普及してきているが、様々なデバイスを横断して本人認証には電子メールの地位を脅かす存在はない
電子メールが無くなる日
電子メールの灯が消える日 イメージ
以上の考察の通り、電子メールにはまだその役割が残っている。しかし、第四次産業革命の進行とともに、様々なツールが現れ、デジタル社会が進展することと思われる。その中で、アナログ社会のコミュニケーションツールを単に代替したツールは永遠にその価値を提供することはできず、コミュニケーションのDXを成し遂げたメディアに置き換わられることであろう。
第四次産業革命終了後に残るものは、デジタル社会で最適化されたものであり、アナログ社会を単純代替したものではないからだ。とはいえ、私たちは、このような産業革命の過渡期を生きることになる。過渡期には過渡期ならではの需要があり、過渡期における最適化も存在する。
私たちはこのようにデジタルで最適化されたサービスや過渡期にベストフィットするサービスを常に妄想しながら自分たちの価値提供をしなければならない。そのためには過去の常識、伝統、前例に縛られず、自ら未来を想像し創造することが求められる。
最後に、電子メールが無くなる日を予測してみる
2027年 過半数の社内メッセージが電子メール以外に移行
2032年 過半数の企業間メッセージが電子メール以外に移行
2035年 大半の企業で社内メッセージで電子メール利用終了
2038年 大半の企業間メッセージが電子メール以外に移行
2040年 大半サービス認証の為のアカウント/IDが電子メール以外に移行
2050年 大半の新卒ビジネスマンが電子メールアドレスを取得しなくなる
（荒瀬光宏）
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